Datenschutzhinweise digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung

Ihre Daten sind gut geschützt

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit in unserem Unternehmen.

1. Verantwortung für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

SPITZKE SE (im Folgenden: SPITZKE),
GVZ Berlin Süd
Märkische Allee 39/41
14979 Großbeeren
Deutschland
+49 33701 901-0
+49 33701 901-190
info@spitzke.com

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der Unternehmensgruppe SPITZKE ist erreichbar unter:

SPITZKE SE
GVZ Berlin Süd
Märkische Allee 39/41
14979 Großbeeren
Deutschland
+49 33701 901-0
+49 33701 901-190
datenschutz@spitzke.com

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zum Zweck der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung im Beschäftigungsverhältnis/Ausbildungsverhältnis/Praktikum, Übermittlung von Standardübersichten (Stundenzettel), SV-Meldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Bescheinigungen zur Vorlage beim Finanzsamt. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO).

3. Empfänger der Daten

Innerhalb der Unternehmensgruppe SPITZKE erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Abrechnung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses/Ausbildungsverhältnisses/Praktikums betraut sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die jeweiligen Führungskräfte und Vorgesetzten, die Mitarbeiter der IT-Abteilung, welche die Digitalisierung umsetzen.

In Übereinstimmung mit dem jeweiligen Verarbeitungszweck können Ihre Daten ggf. an folgende Kategorien von externen Empfängern weitergegeben werden: a) Auftragnehmer und Datenverarbeiter, die im Rahmen einer Auftragsverarbeitung Daten für die digitalisierte Abrechnung verarbeiten, b) staatliche Stellen und Behörden bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen.

4. Dauer der Datenspeicherung

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung im Beschäftigungsverhältnis/Ausbildungsverhältnis/Praktikum. Nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen werden die personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

5. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Möchten Sie Rechte geltend machen, wenden Sie sich bitte an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten: Datenschutz@spitzke.com.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat.

6. Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt erhalten: Name, Telefonnummern und E-Mail-Adresse ggf. anderweitige Daten, die Sie uns im Prozess zur Anmeldung für die digitale Abrechnung freiwillig überließen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in einer E-Mail oder einem postalischen Schreiben. Datenschutzrechtliche Erklärungen: Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten; Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten; Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung.

Wir verarbeiten keine Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Dritten erhalten.

7. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an: Datenschutz@spitzke.com.

8. Widerruf der Einwilligung

Soweit die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten aufgrund einer Einwilligung erfolgt, kann das Einverständnis ohne für nachteilige Folgen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Widerrufserklärung werde ich richten an: SPITZKE SE, Märkische Allee 39/41, 14979 Großbeeren bzw. Datenschutz@spitzke.com.

Stand: 12.4.2023